Đóng gói hàng hóa đúng chuẩn không chỉ giúp sản phẩm đến tay khách hàng nguyên vẹn mà còn giảm rủi ro từ chính sách trả hàng/ hoàn tiền Shopee hay Tiktok shop. Kết hợp với việc ghi hình quá trình đóng gói, shop có thể bảo vệ quyền lợi, xử lý tranh chấp nhanh chóng và nâng cao uy tín trên sàn TMĐT.
1. Chuẩn bị đầy đủ sản phẩm và phụ kiện đi kèm
rước khi bắt đầu đóng gói, shop cần kiểm tra kỹ sản phẩm để đảm bảo không bị lỗi, trầy xước hay thiếu chi tiết. Đặc biệt với sản phẩm có nhiều phụ kiện nhỏ như dây sạc, adapter, ốc vít hoặc sách hướng dẫn, nên để tất cả vào một túi riêng và niêm phong. Điều này không chỉ giúp sản phẩm được giao nguyên vẹn mà còn giảm thiểu các khiếu nại “thiếu hàng” từ phía khách. Một mẹo hữu ích là sử dụng bảng checklist in sẵn để nhân viên đối chiếu trước khi chuyển sang bước đóng gói.
2. Sử dụng bao bì phù hợp kích thước sản phẩm
Bao bì đóng gói cần vừa vặn với kích thước sản phẩm, không quá rộng để tránh xê dịch, cũng không quá chật gây biến dạng sản phẩm. Với hàng dễ vỡ như đồ thủy tinh, gốm sứ hoặc đồ điện tử, nên dùng hộp carton 3 lớp trở lên để tăng độ cứng, đồng thời chèn thêm lớp đệm bảo vệ như xốp, mút, giấy bọt khí hoặc túi hơi. Đối với hàng thời trang, túi niêm phong chống thấm sẽ là lựa chọn hợp lý để vừa bảo vệ sản phẩm vừa tiết kiệm chi phí.
3. Ghi rõ thông tin đơn hàng
Mỗi kiện hàng cần được gắn phiếu giao hàng đầy đủ thông tin gồm: mã vận đơn, họ tên và địa chỉ người nhận, số điện thoại liên hệ. Thông tin này phải khớp 100% với đơn hàng trên hệ thống Shopee hoặc Lazada, Tiktok shop. Nếu shop quay video quá trình đóng gói hàng hóa, việc để phiếu giao hàng lộ rõ trong khung hình sẽ giúp chứng minh rằng sản phẩm và thông tin đơn hàng khớp nhau, hạn chế rủi ro bị nhầm lẫn khiếu nại.
4. Bọc sản phẩm chống sốc và chống ẩm khi đóng gói hàng hóa
Đây là lớp bảo vệ quan trọng giúp sản phẩm không bị hư hại trong quá trình vận chuyển. Đối với sản phẩm dễ bị va đập, hãy bọc ít nhất một lớp giấy bọt khí hoặc túi hơi quanh sản phẩm. Với các mặt hàng nhạy cảm với độ ẩm như quần áo, sách, đồ điện tử, nên sử dụng túi chống ẩm hoặc túi hút ẩm đặt bên trong bao bì. Việc chống sốc và chống ẩm kỹ lưỡng sẽ giúp shop giảm đáng kể tỷ lệ hàng bị trả về do hư hỏng.
5. Quay video quá trình đóng gói hàng hóa
Quay video toàn bộ quá trình đóng gói không chỉ là bước “bảo hiểm” cho shop mà còn là công cụ hỗ trợ xử lý tranh chấp hiệu quả. Camera nên được đặt cố định để ghi lại từ khâu kiểm tra sản phẩm, bọc bảo vệ, dán nhãn đến khi niêm phong. Để tiết kiệm thời gian và quản lý video khoa học, bạn có thể sử dụng phần mềm quay video đóng hàng hỗ trợ lưu trữ tự động, tìm kiếm theo mã đơn hàng và trích xuất video chỉ trong vài giây.
6. Niêm phong chắc chắn và kiểm tra lần cuối
Sau khi hoàn tất các bước đóng gói hàng hóa, hãy sử dụng băng keo dán kín toàn bộ các mép và vị trí dễ bung. Nếu sản phẩm có giá trị cao, có thể dùng thêm tem niêm phong để đảm bảo an toàn. Trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển, kiểm tra lại toàn bộ thông tin vận đơn, tình trạng bao bì và sự nguyên vẹn của kiện hàng. Đây là bước cuối nhưng cực kỳ quan trọng để hạn chế tối đa rủi ro hư hỏng hoặc thất lạc.
7. Tuân thủ quy định của Shopee và Tiktok shop
Mỗi sàn TMĐT đều có quy định cụ thể về kích thước, trọng lượng, tiêu chuẩn bao bì và cách dán nhãn. Việc tuân thủ đầy đủ không chỉ giúp shop tránh bị phạt mà còn đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện để khiếu nại trong trường hợp áp dụng chính sách trả hàng/ hoàn tiền Shopee hoặc Tiktok shop. Nếu không đáp ứng đúng tiêu chuẩn, đơn hàng của bạn có thể bị từ chối hỗ trợ khi xảy ra tranh chấp.
Kết luận
Đóng gói hàng hóa đạt chuẩn kết hợp với quay video toàn bộ quá trình là giải pháp hiệu quả giúp shop online bảo vệ quyền lợi, giảm rủi ro khi vận chuyển và xử lý khiếu nại nhanh chóng. Đầu tư vào phần mềm chuyên dụng sẽ giúp bạn quản lý video dễ dàng, tìm kiếm bằng chứng ngay khi cần và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của shop trong mắt khách hàng.
Liên hệ ngay PMCS TECH để được tư vấn miễn phí và demo phần mềm thực tế – giúp bạn hiểu rõ cách ghi hình, lưu trữ và trích xuất video khi cần.
CÔNG TY TNHH PMCS TECH
Hotline: 0911338893
Email: sales@pmcstech.com
Website: www.pmcstech.net
Địa chỉ: Số 4 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh