Trong quá trình vận hành kho hàng, đặc biệt với các đơn vị bán hàng online, quay video đóng hàng không chỉ là lựa chọn mà ngày càng trở thành một tiêu chuẩn bắt buộc nhằm xử lý khiếu nại, bảo vệ người bán và tăng tính minh bạch. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp triển khai hình thức ghi hình đóng hàng nhưng lại gặp các lỗi phổ biến khiến video không đủ điều kiện sử dụng khi cần đối chứng.
Dưới đây là 5 lỗi thường gặp nhất và cách khắc phục để bạn tối ưu quy trình này ngay từ hôm nay.
1. Quên bật camera khi ghi hình đóng hàng
Đây là lỗi phổ biến nhất khi sử dụng điện thoại hoặc camera không kết nối phần mềm. Khi nhân viên phải thao tác thủ công (bật/ tắt quay video), khả năng quên ghi hình là rất cao, đặc biệt trong giờ cao điểm.
Cách khắc phục:
Triển khai hệ thống camera IP có kết nối RTSP kèm theo phần mềm ghi hình đóng hàng chuyên dụng như ECAMPMCS. Hệ thống sẽ tự động ghi hình liên tục và lưu theo thời gian, không phụ thuộc thao tác của nhân viên.
2. Sai góc quay khi quay video đóng hàng
Nhiều video quay ở góc quá rộng, quá cao, hoặc ngược sáng khiến hình ảnh không rõ, không nhìn thấy mã vận đơn hay hành động thao tác. Điều này khiến video không còn giá trị làm bằng chứng.
Cách khắc phục:
Lắp đặt camera ở độ cao phù hợp (1,8–2m), góc nghiêng từ trên xuống, hướng trực diện bàn thao tác. Nên sử dụng camera có độ phân giải Full HD trở lên và góc quay rộng để bao quát toàn bộ khu vực đóng hàng.
3. Video không có thông tin mã đơn hàng
Video không thể hiện rõ mã đơn (in trên phiếu giao hàng hoặc nhãn kiện) sẽ rất khó để truy xuất hoặc làm bằng chứng khi xảy ra tranh chấp. Điều này thường xảy ra do thao tác không chuẩn hoặc không có quy định rõ ràng khi đóng gói.
Cách khắc phục:
Xây dựng quy trình yêu cầu nhân viên đưa mã đơn hàng vào khung hình trước khi bắt đầu đóng gói. Hoặc tốt hơn, sử dụng phần mềm hỗ trợ gắn thông tin đơn hàng tự động vào file video như ECAMPMCS, giúp quản lý và tìm kiếm nhanh chóng.
4. Ghi đè video cũ, mất dữ liệu quan trọng trong quá trình quay video đóng hàng
Một số đơn vị sử dụng thiết bị ghi hình có bộ nhớ hạn chế, dẫn đến việc ghi đè tự động lên các video cũ khi bộ nhớ đầy, làm mất dữ liệu khi cần trích xuất lại video sau vài ngày.
Cách khắc phục:
Sử dụng phần mềm có chức năng tự động lưu trữ và xóa video theo thời gian thiết lập (ví dụ: giữ 15–30 ngày), hoặc chuyển toàn bộ video về máy chủ nội bộ/ cloud để đảm bảo an toàn dữ liệu.
5. Không đồng bộ hóa giữa hình ảnh và thời gian thực tế
Nhiều doanh nghiệp lưu video rời rạc, không gắn liền với mã đơn, thời gian đóng hàng cụ thể. Khi cần đối chiếu, rất khó xác định video tương ứng với đơn nào, đóng lúc mấy giờ.
Cách khắc phục:
Dùng phần mềm quản lý ghi hình đóng hàng cho phép gắn timestamp và metadata theo đơn hàng. Phần mềm ECAMPMCS cung cấp chức năng tìm kiếm video theo mã đơn, thời gian hoặc khu vực đóng gói. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian tra cứu.
Kết luận
Quay video đóng hàng là một phần quan trọng trong quá trình vận hành và chăm sóc khách hàng hiện đại. Tuy nhiên, để phát huy hiệu quả, bạn cần tránh những lỗi thường gặp trong quá trình ghi hình đóng hàng, đồng thời đầu tư một hệ thống camera và phần mềm quản lý phù hợp.
👉 Nếu bạn đang tìm một giải pháp đơn giản, tiết kiệm và dễ triển khai, hãy tham khảo phần mềm ECAMPMCS – công cụ hỗ trợ quay video đóng hàng chuyên nghiệp, được nhiều doanh nghiệp tin dùng:
🔗 https://pmcstech.net/product/phan-mem-quay-video-dong-hang-ecampmcs/
Liên hệ ngay PMCS TECH để được tư vấn miễn phí và demo phần mềm thực tế – giúp bạn hiểu rõ cách ghi hình, lưu trữ và trích xuất video khi cần.
CÔNG TY TNHH PMCS TECH
Hotline: 0911338893
Email: sales@pmcstech.com
Website: www.pmcstech.net
Địa chỉ: Số 4 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh